Ongeacht de sector, weet je als ondernemer dat volledige projecten beheren soms aanvoelt als een jongleeract. Je verliest al snel het overzicht op de rendabiliteit, uren worden te laat geregistreerd en facturatie is vaak een handmatig proces vol Excel-lijsten.
Waar verlies je marge?
Voordat we naar de oplossing kijken, moeten we de boosdoeners identificeren. Veel bedrijven kampen met:
- Niet-geregistreerde uren: Prestaties die wel geleverd zijn, maar nooit op een factuur belanden.
- Foutieve inschattingen: Zonder historische data over eerdere projecten is het lastig om nieuwe offertes accuraat te begroten.
- Bezettingsproblemen: Niet weten wie welke skills heeft of wie wanneer beschikbaar is, waardoor mensen "op de bank" blijven zitten.
- Scope Creep: Het sluipend uitbreiden van projecttaken zonder dat deze extra kosten aan de klant worden doorberekend.
De oplossing:
De kern van de oplossing ligt in het verlaten van versnipperde systemen (zoals losse Excels en verschillende tools voor planning en facturatie). Met Odoo creëer je één "bron van de waarheid".
1. Van Offerte naar Project
In Odoo start alles bij de offerte. Zodra de klant akkoord gaat, genereert het systeem automatisch een project met de bijbehorende taken en planning. Dankzij nieuwe AI-functies kun je zelfs razendsnel gepersonaliseerde begeleidende e-mails schrijven.
2. Slimme Planning en Resourcebeheer
In de planningsmodule zie je direct wie beschikbaar is. Odoo houdt rekening met verlofaanvragen, zodat je nooit iemand inplant die op vakantie is. Je kunt rollen toewijzen (bijv. junior of senior consultant) en de uren direct koppelen aan de verkooporder.
3. Realtime Inzicht in Rendement
Dit is de echte "gamechanger". Via een centraal dashboard zie je in realtime:
- De gemaakte kosten (inclusief inkoopfacturen van freelancers of leveranciers).
- De geregistreerde uren versus de begrote tijd.
- De actuele marge van het project.
Door dit directe inzicht kun je proactief bijsturen voordat een project verlieslatend wordt, in plaats van achteraf de schade vast te stellen.
4. Moeiteloze Facturatie
Geen gedoe meer met handmatige berekeningen aan het einde van de maand. Odoo filtert automatisch alle projecten die klaar zijn voor facturatie. Met een paar klikken verstuur je de factuur, PEPPOL-proof, inclusief een gedetailleerd overzicht van de gepresteerde uren.
Bekijk de volledige webinar hier